작은 팀에서는 매번 긴 의학 글을 새로 쓰기 어렵다. 그러나 상담에서 자주 나오는 용어를 이해하기 쉽게 정리해두면 직원과 환자 모두 같은 설명을 참고할 수 있다. 전문 용어를 모두 없애는 대신 처음 등장할 때 쉬운 표현을 붙이고 어느 상황에서 쓰이는지 설명한다.
용어표는 현장에서 실제로 들은 질문으로 만든다. 예를 들어 ‘보철’이라는 말을 사용하는 순간 환자가 어느 부분을 가리키는지 모를 수 있다. 일반적인 뜻을 설명하고 개인의 상태를 확인해야 하는 부분은 따로 적는다. ‘시리다’ 같은 생활 표현도 하나의 진단명으로 곧바로 바꾸지 않는다. 원인은 여러 가지일 수 있다.
짧은 안내 글에서는 용어 하나와 그와 관련한 질문을 중심에 둔다. 여러 치료 방법과 비용을 한 글에 밀어 넣지 않는다. 표현이 쉬워졌더라도 의학적 의미가 달라졌는지는 의료진이 확인한다. 직원이 초안을 읽고 환자에게 다음에 무엇을 물어볼지 말할 수 없다면 문장을 더 단순하게 고친다.
문서별 마지막 확인일을 남기고 자주 쓰는 예약 안내와 연결한다. 한 용어가 여러 글에 반복될 때에는 같은 긴 정의를 복사하지 않고 기준 글로 안내할 수 있다. 작은 팀이 유지할 수 있는 용어 사전이 매달 비슷한 설명을 새로 쓰는 부담을 줄인다.
용어 정의를 새 글에 복사할 때는 최신 상태인지 확인해야 한다. 병원에서 실제로 사용하지 않는 설명이나 치료 이름이 남았다면 삭제한다. 환자가 검색할 때 쓰는 생활 표현과 의료진의 정확한 용어를 이어주되 둘을 항상 같은 뜻이라고 단정하지 않는다. 이를 표로 남기면 작성자가 바뀌어도 표현의 일관성이 생긴다.
용어 풀이에 사진을 활용한다면 실제 환자 사례의 사진인지 교육용 도식인지 구분한다. 환자 사진은 동의와 사용 범위를 확인하고 일반적 상태를 대표하는 듯 배치하지 않는다. 검색자가 쉬운 단어로 들어왔을 때 첫 문단에서 의학 용어와 연결해주면 본문을 읽기 쉽다. 이후 상세한 치료 선택은 검사 결과에 따라 다름을 분명히 한다.