전부 맡긴다는 말은 업무를 설명하지 못합니다
외부 업체에 온라인 홍보를 맡긴다고 할 때, 그 안에는 서로 성격이 다른 일이 여러 가지 들어 있습니다. 주제를 정하는 기획, 원고 작성, 사실 확인, 사진이나 자료의 사용 승인, 사이트 게시, 운영 정보 수정, 결과 보고가 각각 다른 책임을 가집니다. 이를 하나로 묶어 계약하면 문제가 생겼을 때 누가 무엇을 확인했어야 하는지 가리기 어렵습니다.
그래서 계약 전에 업무를 항목별로 나누어 적어 두는 것이 첫 단계입니다. 외부에서 실행할 수 있는 작업과 내부에서 반드시 직접 확인해야 하는 작업을 구분하면 서로 기대하는 범위가 어긋나는 일을 줄일 수 있습니다.
사실 확인은 내부의 몫으로 남깁니다
제공하는 서비스의 범위, 이용 조건, 운영시간 같은 사실은 운영 주체만 정확히 알고 있습니다. 외부 업체가 원고를 잘 써 주더라도 최종 사실 확인은 내부 담당자가 거쳐야 합니다. 특히 전문 지식이 필요한 영역이라면 해당 분야의 책임자가 검토할 문장과 일반 운영 담당자가 확인할 항목을 나누어 두는 편이 안전합니다.
검색 수요가 있다는 이유로 실제로 제공하지 않는 서비스를 소개 항목에 넣거나, 개별 사례를 누구에게나 해당하는 결과처럼 표현하는 일은 피해야 합니다. 광고 제작에 들어가기 전에 표현 기준을 함께 정해 두면 수정 요청이 줄어듭니다.
서비스 지역과 채널 간 정보를 맞춥니다
이용자는 검색 결과에서 블로그를 읽고 홈페이지로 이동하고, 다시 지도 정보를 확인하는 식으로 여러 곳을 오갑니다. 이때 위치, 운영시간, 안내 내용이 곳곳에서 다르면 신뢰가 떨어집니다. 대행을 시작하기 전에 현재 각 채널의 정보를 한 번 대조해 두어야 새 콘텐츠가 기존 정보와 충돌하지 않습니다.
서비스 가능 지역도 외부 업체가 임의로 넓혀서는 안 됩니다. 실제 방문 방법과 문의를 받을 수 있는 범위를 내부에서 확인한 뒤 전달합니다. 오래된 운영 정보를 새 글만으로 덮어 두면 검색자가 서로 다른 안내를 접하게 되므로, 옛 정보의 수정 담당자도 따로 정해야 합니다.
결과물은 건수보다 기록으로 받습니다
작성한 글의 수만 보고하는 방식은 품질을 판단하기 어렵습니다. 게시된 주소, 수정 이력, 사용한 자료의 출처, 검수를 거친 기록을 함께 받아 두면 이후 문제가 생겼을 때 경위를 추적할 수 있습니다.
보고서에 유입이 늘었다고 적혀 있더라도 어떤 페이지에서 문의가 생겼는지, 문의 이후 단계에서 빠져나간 곳은 없는지를 함께 봐야 다음 결정에 쓸 수 있습니다. 순위나 이용자 수를 확정적으로 약속하는 제안은 평가의 기준으로 삼기 어렵다는 점도 기억해 둡니다.
승인 절차와 변경 기록을 정해 둡니다
누가 어떤 순서로 승인하는지 정해지지 않으면 게시가 지연되거나 확인 없이 나가는 글이 생깁니다. 초안 전달, 내부 검토, 수정 요청, 최종 승인, 게시 확인의 순서를 문서로 남겨 둡니다. 급하게 수정해야 하는 운영 변경은 일반 글과 다른 경로로 처리할 수 있도록 별도 연락 방법도 정해 둡니다.
게시 이후에 내용이 바뀌었다면 변경한 날짜와 이유를 기록합니다. 기록이 있으면 담당자가 바뀌더라도 어느 글이 최신 기준으로 작성되었는지 바로 알 수 있습니다.
계약이 끝난 뒤에도 운영이 끊기지 않게 합니다
마지막으로 확인할 것은 계정과 원본 자료의 접근권입니다. 사이트 관리 권한이나 지도 정보 관리 계정을 외부 업체만 가지고 있으면, 계약이 끝나는 순간 운영 정보를 고칠 방법이 사라질 수 있습니다. 관리자 권한은 가능한 한 운영 주체 명의로 만들고, 외부 업체에는 필요한 범위의 권한만 부여합니다.
맡길 수 있는 범위를 넓게 잡는 것보다 단계마다 담당자와 승인 순서, 변경 기록이 분명한 편이 이용자와 운영 주체 모두에게 도움이 됩니다. 실무에서는 계약서에 업무 항목, 산출물 형태, 접근권 인계 방식을 구체적으로 적어 두는 것부터 시작하면 충분합니다.
계약 전 확인 질문을 목록으로 만들어 둡니다
여러 업체의 제안을 비교할 때는 같은 질문을 모두에게 던져야 차이가 보입니다. 원고는 누가 쓰고 누가 최종 검토하는지, 수정 요청은 몇 번까지 어떤 방식으로 받는지, 게시 후 오류가 발견되면 누가 얼마나 빨리 고치는지, 사용하는 사진과 자료의 권리는 누구에게 있는지를 문서로 답하게 합니다.
답변이 모호한 항목은 계약 전에 구체적으로 다시 묻고, 구두로 들은 내용은 반드시 문서에 옮깁니다. 이 목록을 계약 후에도 보관해 두면 업무 범위가 흐려질 때마다 기준으로 꺼내 볼 수 있습니다.